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Yoplanning est connecté à l'API officielle de la Fédération Française de Voile. Une structure affiliée vend les licences depuis son module de réservation, sait immédiatement qui est déjà licencié, et voit le statut de chaque participant avant de mettre les bateaux à l'eau.
C'est un échange direct entre Yoplanning et l'API de la fédération. Elle couvre quatre gestes du quotidien.
Pass FFVoile, Passeport Voile, Licence Club jeune, Licence Club adulte, et les deux licences temporaires, un jour et quatre jours.
Vous choisissez lesquels proposer sur chaque produit. Un stage loisir n'appelle pas le même titre qu'une régate, et c'est vous qui décidez du couple activité et licence. Les tarifs restent ceux de la fédération, publiés chaque année sur son site.
Yoplanning interroge la base de la FFVoile à partir de quatre informations : nom, prénom, date de naissance et genre.
Si ces quatre champs sont renseignés dans la fiche du participant, la vérification est automatique. S'il en manque un, elle ne peut pas se faire. C'est pour cette raison qu'ils doivent être obligatoires dans vos produits : le paramétrage prend deux minutes et conditionne tout le reste.
Le participant peut aussi lancer la vérification lui-même au moment de réserver, avant d'acheter quoi que ce soit. Personne n'aime payer deux fois la même licence dans l'année.
Un logo FFVoile s'affiche à côté du nom de chaque participant, dans le détail de la session, dans la gestion des participants et dans la liste des participants.
Les dates d'expiration sont prises en compte automatiquement, ce qui règle le cas classique de la licence annuelle arrivée à échéance le 31 décembre. Le contrôle qui prenait un appel ou une recherche dans l'espace fédéral se fait désormais sur l'écran que le bureau a déjà sous les yeux.
Yoplanning permet la vente de licences sèches, indépendantes de toute inscription. C'est le cas d'usage des licences annuelles et des pratiquants réguliers qui régularisent leur situation en début de saison.
Après le paiement, le client reçoit deux emails : la confirmation de commande habituelle, et un email FFVoile séparé qui contient un lien vers un formulaire. Il complète ses informations personnelles, et Yoplanning envoie alors la demande de création à la fédération.
La licence devient effective une fois ce formulaire validé, pas avant. Si le client traîne, votre équipe peut lui renvoyer le lien ou remplir le formulaire directement depuis le back-office.
Beaucoup l'ignorent encore : le kiteboard a quitté la Fédération Française de Vol Libre pour la FFVoile en 2017. Une école de kite ou de wing affiliée relève donc de la voile, et la connexion fonctionne exactement comme pour un club de dériveur ou une base nautique.
Pour aller plus loin : le logiciel pour les écoles de kitesurf.
La connexion elle-même ne coûte rien : elle est comprise dans Yoplanning.
Elle suppose en revanche un compte avec encaissement en ligne, donc une formule payante : vendre une licence, c'est encaisser un paiement. Créer votre compte et paramétrer vos plannings reste gratuit, le détail est sur la page des tarifs.
La même connexion sert les deux. Un club associatif gère des adhésions, des licences annuelles et une saison longue. Une école commerciale vend des prestations à la journée et facture avec TVA.
Les deux modèles cohabitent dans Yoplanning, y compris quand la même équipe fait tourner l'association le matin et la structure fiscalisée l'après-midi. Voir aussi le logiciel pour les écoles de voile et clubs nautiques.
Côté fédération. Votre structure doit autoriser Yoplanning à agir en son nom. La FFVoile publie la procédure officielle dans sa documentation destinée aux structures affiliées.
Côté Yoplanning. Écrivez à support@yoplanning.com en indiquant votre identifiant de structure FFVoile. Notre équipe active le module, et le modèle d'email FFVoile se crée automatiquement. Il reste à créer vos licences en ressources, à les ajouter en option sur les produits concernés, et à rendre obligatoires les quatre champs d'identité.
La documentation détaillée est publique sur docs.yoplanning.support, et notre équipe accompagne la première mise en place.
· Faut-il encore ressaisir les licences dans l'espace fédéral ?
Non, c'est ce que la connexion supprime. Vous saisissez le participant une fois, dans Yoplanning.
· Et si le pratiquant est déjà licencié dans un autre club ?
Yoplanning le voit avant que vous ne vendiez quoi que ce soit. Un licencié club qui vient passer une semaine chez vous n'a pas besoin d'un second titre.
· Que se passe-t-il si le client ne remplit pas le formulaire ?
La licence n'est pas créée. Votre équipe peut lui renvoyer le lien ou remplir le formulaire depuis le back-office.
· La pastille reste orange, pourquoi ?
Trois causes possibles : un des quatre champs d'identité est vide, la licence est expirée, ou l'orthographe ne correspond pas exactement à celle du fichier fédéral.
· Une école de wing est-elle concernée ?
Oui, au même titre qu'une école de kite, depuis le rattachement de 2017.
Yoplanning, le partenaire de vos expériences.
